リュージ、顧客リストから「東京都」の人だけ表示したいんだけど、1件ずつ探すの大変で…。

それなら「フィルタ」機能がぴったりだよ。まず表内のセルを選択した状態で、上部メニューの「データ」から「フィルタを作成」を選ぶか、ツールバーのろうと型のアイコンをクリックする。すると見出し行に小さな三角形のアイコンが表示されるんだ。

そのアイコンをクリックすればいいの？

そう。「都道府県」列のアイコンをクリックすると、値の一覧が表示されるから、「東京都」以外のチェックを外して「OK」を押せばいい。これだけで「東京都」のデータだけが画面に残る。もちろん複数条件で絞り込みたい場合は「条件でフィルタ」から数値や文字列の条件を指定することもできるよ。

並べ替えもできる？

できるよ。同じメニューの中に「昇順で並べ替え」「降順で並べ替え」があるから、それを選ぶだけ。フィルタは「絞り込み」と「並べ替え」の両方をこなせる、かなり万能な機能なんだ。

リュージ、大変！さっきミーティング中にみんなで見てたスプレッドシートで、僕がフィルタをかけたら、他のメンバーの画面からもデータが消えたって騒ぎになったんだけど…！

それ、まさに今日一番伝えたかった注意点なんだ。「フィルタ」は、そのスプレッドシートを開いている全員の画面に同時に反映される仕組みになっている。つまり、チョコちゃんが1人だけ絞り込みたかったつもりでも、その瞬間に会議に参加している全員の画面から、フィルタで外したデータが一斉に消えてしまうんだ。

そうだったのか…！てっきり自分の画面だけの話だと思ってた。じゃあ、自分だけ絞り込んで見たいときはどうすればいいの？

それが「フィルタ表示」なんだ。見た目や操作方法は「フィルタ」とそっくりなんだけど、決定的に違うのは「自分の画面にしか反映されない」という点。他のメンバーが同じシートを見ていても、その人たちの画面には一切影響しないんだよ。

それだ！僕が使うべきだったのはそっちだったんだね。作り方も教えて。

「データ」メニューから「フィルタ表示」→「新しいフィルタ表示を作成」を選ぶだけ。あとは通常のフィルタと同じように条件を指定すればいい。作成したフィルタ表示には名前を付けて保存できるから、「自分用_東京都のみ」のように名前を付けておくと、あとで再利用するときにもわかりやすいよ。

複数の人がそれぞれ違うフィルタ表示を同時に使うこともできる？

まさにそこがフィルタ表示の一番の強みだね。Aさんは「東京都だけ」、Bさんは「売上上位10件だけ」というように、同じシートを見ながらそれぞれが自分の見たい形に絞り込める。だから、複数人で同時に作業したり、会議で画面共有しながら操作したりする場面では、「フィルタ」ではなく「フィルタ表示」を使うのが鉄則なんだ。

フィルタをかけた表に新しいお客さんのデータを一番下の行に追加したんだけど、絞り込み条件に合うはずなのに表示されないんだ…。

それ、初心者が本当によく引っかかるポイントなんだ。フィルタは基本的に「フィルタを作成したときに指定した範囲」にしか適用されない。あとから範囲の外に新しい行を追加しても、その行は自動的にはフィルタの対象に含まれないんだよ。

え、エラーも出ないのに、新しいデータだけ静かに無視されちゃうってこと？

そういうこと。ただし、フィルタ範囲の「最後の行のすぐ下」に行を追加した場合は、自動的にフィルタ範囲が拡張されて認識されることが多い。危ないのは、範囲からかなり離れた場所に追加したり、範囲の途中に空白行を挟んでから追加したりするケース。心配なときは「データ」から「フィルタの削除」をして、範囲を選び直してから「フィルタを作成」し直すのが確実だよ。

データを追加するたびにフィルタを作り直すのは面倒だな…。

頻繁にデータを追加する表なら、フィルタをかけるときの範囲指定を「A1:F」のように列全体を対象にしておくと、行が追加されても範囲の見直しがいらなくなることが多いよ。名簿や日々の記録のように継続的にデータが増えていく表では、最初からこの指定方法にしておくのがおすすめだね。

「データ」から「フィルタを作成」を押しても、何も反応がないときがあるんだけど、これも何か原因があるの？

よくある原因の1つ目は、範囲内に空白セルや結合されたセルが含まれているケース。この場合はフィルタが正しく機能しないから、まずは該当箇所を修正する必要がある。もう1つ、意外と見落とされがちなのが「シートが保護されている」ケースだよ。

シートが保護されてると、フィルタも使えなくなるの？

保護の設定内容によっては、編集権限のない人が「フィルタ」の作成や変更を行えないようになっていることがある。ただし「フィルタ表示」は保護されたシートに対しても、閲覧者権限があれば作成できる場合が多いんだ。だから「フィルタ」が使えないと思ったら、「フィルタ表示」の方を試してみるのも一つの手だよ。

なるほど、原因によって使うべき機能まで変わってくるんだね。スマホからでも同じように使える？

iPhoneやAndroidのアプリからも使えるよ。画面右上の「…」をタップすると、フィルタを作成するメニューが表示される。ただ、フィルタ表示の細かい管理はPCの方がやりやすいから、複雑な使い分けをするなら一度PCで設定しておくと安心だね。

「フィルタ」と「フィルタ表示」、名前が似てるだけでこんなに影響範囲が違うなんて知らなかった…。これからは複数人で見るときは絶対フィルタ表示を使うようにするよ。

名前が似ているからこそ間違えやすいんだよね。「自分だけの絞り込みならフィルタ表示、みんなで同じ絞り込みを共有したいときだけフィルタ」と覚えておけば、今日みたいなトラブルはもう起きないはずだよ。