リュージ、社内のマニュアルとか連絡事項をまとめたページを作りたいんだけど、HTMLとか書けないし無理かな…。

それならGoogleサイトがぴったりだよ。HTMLの知識がなくても、文字や画像をドラッグ&ドロップで配置するだけでページが作れる。Googleアカウントさえあれば無料で使えるし、社内ポータルや簡単な案内ページにちょうどいいボリューム感なんだ。

具体的にどんな用途が向いてるの？

業務マニュアルの目次ページ、新入社員向けの案内、部署ごとの連絡先一覧、プロジェクトの進捗まとめページなんかは相性がいい。逆にネット通販みたいな複雑な機能や、細かいデザインの作り込みが必要なサイトには向いていない。「情報を整理して置いておく場所」と割り切って使うのがコツだよ。

会社の情報を載せるのって、セキュリティ的に大丈夫なの？

そこが今回一番伝えたいポイントなんだけど、公開範囲をきちんと設定すれば社外に漏れる心配はない。逆にここを設定し忘れると、URLを知っている人なら誰でも見られる状態になってしまうから、公開設定は絶対に確認してから使ってね。

「公開」って設定、具体的にどうなってるの？

「公開」はページをインターネット上で見られる状態にすること、「共有」は誰が編集・閲覧できるかを決めることで、この2つは別の設定なんだ。公開画面の「サイトを閲覧できるユーザー」という項目で「管理」をクリックすると、公開範囲を変更できる。

社内の人しか見られないようにするには？

Google Workspace（会社の組織アカウント）を使っている場合、公開範囲を「組織内のみ」に設定できる。デフォルトのままだと「URLを知っている人なら誰でも閲覧可能」になっていることがあるから、社内限定にしたい場合は必ずここを変更しておく必要があるよ。

個人のGoogleアカウントで作った場合はどうなるの？

個人アカウントの場合は「組織内のみ」という選択肢自体が出てこない。社外秘の情報を載せる可能性があるなら、会社のGoogle Workspaceアカウントで作成するのが前提になる。個人アカウントで作ったページは、基本的に「URLを知っていれば誰でも見られる」ものだと考えておいた方が安全だよ。

実際どうやって作り始めるの？

Googleサイトをパソコンで開いて、テンプレート一覧から使いたいものを選ぶだけ。ゼロから作りたい場合は「空白のサイト」を選べばいい。「サイト名」は自分の管理用の名前、「ページタイトル」は見る人に表示される見出し、という違いも覚えておくとあとで整理しやすいよ。

マニュアルみたいに情報量が多い時は、どう構成すればいい？

1ページに詰め込まず、ページを分けるのがコツ。編集画面右側の「ページ」タブから「＋」を押して新しいページを追加できる。例えば「業務フロー」「よくある質問」「連絡先一覧」のようにカテゴリーごとに分けておくと、社員が迷わず必要な情報にたどり着けるよ。

すでにGoogleドライブにあるスプレッドシートとかドキュメントを、そのままページに載せられる？

できるよ。「挿入」タブから「Google ドライブ」を選べば、既存のスプレッドシートやドキュメント、スライドをそのまま埋め込める。埋め込んだファイルは元データが更新されると表示も自動で反映されるから、二重管理にならずに済む。社内ポータルでは特に便利な機能だよ。

会社のドメインでURLを表示することってできるの？

できるけど、独自ドメインの設定自体は有料。デフォルトは「sites.google.com/」から始まるURLになる。社内ポータルとして使うだけなら、無理に独自ドメインを取得しなくても十分実用的だよ。完成後に「設定」から「カスタムドメイン」を選べば、あとから変更もできる。

社内限定のページなのに、Google検索に出てきちゃうことってある？

公開範囲を「組織内のみ」にしていれば、組織外の人が検索してもアクセスできないから基本的には心配ないよ。ただ、公開範囲の設定を確認せずに「URLを知っていれば誰でも見られる」状態のまま放置していると、意図せず検索エンジンに拾われるリスクがゼロとは言えない。定期的に公開設定を見直す習慣をつけておくと安心だね。

公開範囲さえちゃんと設定すれば、社内ポータルとして安心して使えそうだね。

そうだね。「作る前に公開範囲を確認する」という順番さえ守れば、専門知識がなくても十分実用的な社内ポータルが作れるはずだよ。