リュージ、Googleドライブでファイル名がうろ覚えの時ってどうやって探せばいいの？

実はGoogleドライブの検索は、ファイル名だけじゃなくファイルの中身の文字にもヒットするんだ。だから「あのレポートに『第3四半期』って書いてあった」くらいの記憶があれば、そのフレーズで検索窓に入力するだけで見つかることが多いよ。

それは知らなかった！ファイルの種類を指定して絞り込むこともできる？

できるよ。検索窓のプルダウンから「PDF」「スプレッドシート」「画像」のように種類を指定すれば、その種類のファイルだけに絞り込める。何十件も並ぶ検索結果を延々スクロールする手間がぐっと減るよ。

誰が作ったか・いつ更新されたかでも絞り込める？

できる。検索窓の横にあるアイコンから「高度な検索」を開くと、作成者や更新日、保存場所などを組み合わせて絞り込める。ファイル名を完全に忘れていても、「先週、〇〇さんが更新した表」くらいの記憶があれば十分たどり着けるよ。

検索窓に入力しても本当に出てこないことがあるんだけど、これってどういうこと？

実はそのパターン、原因の多くが「探している場所の思い込み」なんだ。誰かから共有されたファイルは「マイドライブ」ではなく「共有アイテム」というタブに入っている。マイドライブしか見ていないと、共有されたファイルは検索結果に出てこないことがあるよ。

え、検索窓に入れても「共有アイテム」の中は探してくれないの？

通常の検索は含めてくれるはずなんだけど、共有相手が後からファイルの場所を移動したり、共有権限が変更されたりすると、そもそも自分のアカウントから見えなくなっていることがある。この場合は検索しても出てこないから、心当たりがあれば共有した相手に直接確認するのが早いよ。

会社の共有ドライブに入れたはずのファイルも、マイドライブから検索してたら見つからなかったことある。

それもよくあるパターン。左側メニューの「共有ドライブ」は「マイドライブ」とは別のセクションだから、検索結果の絞り込み条件で「保存場所」を「すべてのドライブ」に変えておくと、こういう見落としを防げるよ。

「検索チップ」って聞いたことあるんだけど、何それ？

検索窓をクリックした時に出てくる、ワンタップで絞り込める候補ボタンのことだよ。「最近使用したファイル」「自分が所有」「画像」みたいな候補が並んでいて、複数回検索し直す手間なく関連ファイルにたどり着ける。

よく開くファイルは、探す前に対策しておく方法もあるの？

ファイルやフォルダを右クリックして「スターを付ける」を選んでおくと、左側メニューの「スター付き」から一発でアクセスできるようになる。頻繁に開くファイルほど、検索に頼らずスターで固定しておくのがおすすめだよ。

Chromeのアドレスバーからも検索できるって聞いたことある。

Chromeを使っていて、一度でも開いたことのあるファイルなら、アドレスバーに単語を入力するだけで候補に出てくることがあるよ。Googleドライブをわざわざ開かなくても済むから、日常的によく使うファイルほどこの方法が時短になる。

全部試しても見つからなかったら、もう本当に消えちゃったってこと？

そこで焦る前に、まず「ゴミ箱」を確認して。自分でも気付かないうちに誤って削除していることは意外とよくあるパターンだよ。次に確認したいのが「アクティビティ」の履歴。ファイルが移動・削除された記録が残っていれば、いつ何が起きたか特定できる。

「探す」と「紛失した」って、そもそも違う話なの？

そこは切り分けて考えるといいよ。「見つからない」の9割は検索や保存場所の問題で、ドライブ内のどこかには存在している。一方「紛失した」は、削除やオーナー変更、共有解除などで本当にアクセスできなくなった状態。まずは検索と場所の確認を尽くして、それでもダメならゴミ箱とアクティビティの確認に進む、という順番で考えるのがおすすめ。

会社のファイルで、自分ではどうしても探せなかったら？

Google Workspaceの組織アカウントなら、管理者がゴミ箱から完全削除されたファイルでも一定期間内であれば復元できる場合がある。個人ではどうにもならない時は、早めに社内の管理者に相談するのが一番の近道だよ。

「マイドライブしか見てなかった」だけで、結構焦ってたかも…。

そういう人、本当に多いと思う。焦って「消えた」と決めつける前に、探す場所を広げてみる。それだけでほとんどの「見つからない」は解決できるはずだよ。