リュージ、チームメンバーに資料を共有したいんだけど、Google Driveの共有ってどうやるの？

一番安全でおすすめなのは、相手を個別に指定する方法だよ。共有したいファイルを右クリックして「共有」を選び、「ユーザー、グループ、スペース、カレンダーの予定を追加」の欄に相手のメールアドレスを入力するだけ。特定の相手にしかアクセスさせたくない場合は、まずこの方法を基本にしよう。

チームが多いと、1人ずつメールアドレスを入力するのが大変そうだけど…。

その場合はGoogleグループを使うといいよ。部署やプロジェクト単位で作られたグループのメールアドレスを1つ指定するだけで、所属メンバー全員に一括で共有できる。Google Chatのスペースやカレンダーの予定に登録されているメンバーへの一括共有もできるから、用途に合わせて使い分けるといいよ。

「リンクを知っている全員」っていう設定もあるよね？あれとの違いは？

「リンクを知っている全員」は、URLさえ知っていればGoogleアカウントを持っていない人でもアクセスできてしまう設定。共有ダイアログ下部の「一般的なアクセス」を「制限付き」から変更することで設定できるんだけど、これはあとで詳しく話す注意点があるから、まずは基本を先に押さえよう。

共有するときに「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」って選べるけど、正直いつも「編集者」にしちゃってるかも…。

それ、実は危険な癖かもしれない。権限は「業務に必要な最小限」に留めるのが基本なんだ。「閲覧者」は内容を見るだけ、「閲覧者（コメント可）」は編集はできないけどコメントは残せる、「編集者」は内容を変更できるだけでなく、他の人への共有権限まで持ってしまう。

え、「編集者」にすると、その人がさらに他の人に共有できちゃうの？

そうなんだ。だから、原稿の校正や仕様書へのフィードバックが目的なら「編集者」ではなく「閲覧者（コメント可）」で十分なケースが多い。「編集者」は本当に一緒に内容を作り込む共同作業者だけに絞るのがおすすめだよ。

ダウンロードされたくないファイルもあるんだけど、そういう制限もできる？

できるよ。共有ダイアログ右上の歯車マークから「ダウンロード、コピー、印刷できるユーザー」の項目にある「編集者」「閲覧者（コメント可）と閲覧者」のチェックを外せば、共有相手が手元にファイルを保存したり転送したりすることを防げるんだ。

さっき保留にしてた「リンクを知っている全員」の話、詳しく聞きたい。相手を個別に招待するより楽だから、つい使いたくなるんだけど…。

便利さの裏に、見落とされがちな怖さがあるんだ。「リンクを知っている全員」で発行したURLは、一度誰かに送ったら、その後どこに転送されるかコントロールできなくなる。もしそのリンクがSNSに貼られたり、社外の別のWebページに埋め込まれたりすると、検索エンジンがそのページをたどってリンク先を発見し、ファイルの中身が検索結果から辿り着けるようになってしまう可能性があるんだ。

ええっ、検索で見つかっちゃうことがあるの…！「リンクを知っている人だけ」だから安全だと思ってた。

そこが誤解されやすいポイントなんだ。「リンクを知っている全員」は、あくまで「URLを直接知っていればアクセスできる」という意味であって、URLの拡散経路まで守ってくれるわけじゃない。だから、社外秘の資料や個人情報を含むファイルには、この設定は使わないのが鉄則だよ。

それなら、社外にも見せたいけど不特定多数には広げたくない、っていう場合はどうすればいいの？

取引先など決まった相手であれば、面倒でも先に紹介した「メールアドレスを個別に指定する方法」を使うのが一番安全。会社でGoogle Workspaceを使っている場合は、管理者側で「社外共有を許可するドメインを限定する」といった設定もできるから、情シス担当がいる会社ならその設定状況も確認しておくと安心だよ。

そういえば僕、会社のアカウントと個人のGoogleアカウント、両方ブラウザにログインしっぱなしにしてるんだけど、これって何か問題ある？

それ、実は複数アカウントを使う人がよく引っかかる落とし穴なんだ。会社の資料をGoogle Driveで共有しようとしたとき、実は個人アカウントの方にログインした状態で操作していて、会社のセキュリティポリシーが適用されないまま「リンクを知っている全員」で公開してしまう、というミスが起こりやすい。

会社のGoogle Workspaceだと社外共有が制限されてるのに、個人アカウントだとその制限が効かない、ってこと？

その通り。会社のアカウントには管理者が設定した共有ポリシーが適用されるけど、個人アカウントにはそういった制限がかからない。だから、共有ボタンを押す前に、画面右上のアカウントアイコンで「今どのアカウントで作業しているか」を必ず確認する癖をつけておくと安心だよ。

もし間違えて社外公開しちゃった場合は、どうすればいいの？

気づいた時点ですぐに共有ダイアログを開いて、「一般的なアクセス」を「制限付き」に戻すか、共有相手一覧から該当のアクセス権を削除しよう。ただし、既に誰かがファイルをダウンロードやコピーしていた場合は、設定を戻しても手元のコピーまでは消せない。重要な情報が含まれている場合は、念のため社内の情報システム担当にも報告しておくのが望ましいよ。

「リンクを知っている全員」が検索で見つかることがあるのと、アカウントの切り替えミス、どっちも今まで気にしたことなかった…。今日から共有前に確認する癖をつけるよ。

基本は「必要な相手にだけ、必要な権限だけ渡す」という考え方に尽きるよ。便利な機能ほど、使う前にひと呼吸置いて確認する習慣が、結局は一番の情報漏洩対策になるんだ。