「アンケート配ったけど、今どれくらい回答が集まってるんだろう？」 「あの人、ちゃんと回答してくれたかな…？」
今回は、Googleフォームに届いた回答を素早く確認する方法から、地味に面倒な「誰がまだ回答していないか」のチェック方法まで、まとめて紹介していきます。
リュージと、茶色いポメラニアン・チョコの会話を通して、初心者でもすぐに実践できるようにお伝えしていきます！
回答が来たかどうか、すぐに確認できる？
リュージ、朝からGoogleフォームの画面、何度も開いてない？
バレたか（笑）。実は今日締め切りのアンケートがあって、今どれくらい回答が集まってるか気になっちゃって
毎回開いて確認しなくても、もっと楽な方法ないの？
あるよ！今日は、回答をサクッと確認する方法と、確認するときについやりがちな「見落とし」を防ぐ方法を紹介するね
Googleフォームを運用していると、「今どれくらい回答が集まっているか」「特定の人がすでに回答したか」といった確認作業が発生しやすい。フォームの画面を何度も開いて手動で確認するのは手間がかかるため、通知機能やリアルタイムでの確認方法を活用することで、この作業を効率化できる。
通知を設定して、確認しに行く手間をなくす
まず何をすればいいの？
一番手軽なのは、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を設定すること。フォームの「回答」タブを開いて、右上のメニュー「︙」からオンにできるよ
それを設定すれば、僕もいちいち画面を開かなくて済むんだね！
うん。回答が届くたびにメールで知らせてくれるから、「今、回答があったかどうか」を確認しに行く手間がなくなるんだ
チームで確認したいときは？
標準の通知は、フォームを作った人1人にしか届かないんだ。複数人で確認したい場合は、スプレッドシート連携をしたうえで、スプレッドシート側の「通知設定」を使う方法がおすすめだよ
この記事に詳しく書いているから、この記事もよければ見てみてね！
回答の確認作業を効率化する第一歩として、フォームの「回答」タブから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を設定する方法がある。これにより、回答が届くたびに自動でメールが届くため、能動的に画面を確認しに行く必要がなくなる。ただし、この標準通知はフォーム作成者1名にしか届かない仕様であるため、チームの複数メンバーで確認したい場合は、スプレッドシート連携を行ったうえで、スプレッドシート側の通知ルール機能を利用する方法が適している。
「今何件集まっているか」を一目で確認する
通知が来たら、実際に画面で確認するんだよね？何を見ればいいの？
フォームの「回答」タブを開くと、一番上に「概要」というタブがあって、そこに今の回答件数が表示されているよ
そこを見れば、目標の人数集まったかすぐわかるんだね
うん。それに、選択式の質問なら、割合が自動でグラフになって表示されるから、内容の傾向も一緒に把握できるよ
何度もページを更新しなくても、最新の状態になってるの？
基本的には自動で反映されるよ。スプレッドシートに連携している場合も同じで、回答が来ると自動でシートに追加されるから、タイムラグを気にせず確認できるんだ
現在の回答件数を確認したい場合は、フォームの「回答」タブ内にある「概要」タブを開く。ここには回答件数が表示されるほか、選択式の質問については回答の割合が自動でグラフ化される。回答は基本的にリアルタイムで反映される仕組みになっており、スプレッドシートと連携している場合も、新しい回答が届くたびに自動でシートに追加されるため、手動で更新する必要はない。
「誰が回答したか」を確認する方法
件数はわかったけど、「誰が」回答してくれたかも知りたいときはどうするの？
それには、フォームの設定で「メールアドレスを収集する」をオンにしておく必要があるんだ
オンにしておくと、どこで確認できるの？
「回答」タブの「概要」を見ると、回答者のメールアドレスが一覧で表示されるようになるよ。誰が回答してくれたか、ここで確認できるんだ
その中の1人の回答だけ、詳しく見たいときは？
メールアドレスの一覧からプルダウンで選ぶと、その人の回答内容だけを表示できるよ。「個別」タブから探すこともできるからね
誰が回答したかを確認したい場合は、フォームの設定であらかじめ「メールアドレスを収集する」をオンにしておく必要がある。この設定をしておくと、「回答」タブの「概要」に回答者のメールアドレスが一覧表示されるようになる。表示されたプルダウンリストから特定のメールアドレスを選択すると、その回答者の回答内容のみを個別に確認することができる。同様の確認は「個別」タブからも可能である。
一番面倒な「未回答者」の確認方法
リュージ、実は一番知りたいのはここなんだけど…「まだ回答してない人」って、どうやって調べればいいの？
それ、実は多くの人がつまずくポイントなんだ。Googleフォームって、「回答した人」はわかるけど、「まだ回答していない人」は標準機能では直接わからない仕組みになっているんだよ
え、そうなんだ！じゃあ、みんなどうやって確認してるの？
一番シンプルなのは、スプレッドシートに連携した回答一覧と、あらかじめ用意しておいた「全員の名簿」を、目で見比べる方法だね
それ、人数が多いと大変そう…
そうなんだ。実は、スプレッドシートの関数を使うことで、この確認作業を自動化することもできるんだ
関数…！僕には難しそう
やり方はシンプルだよ。まず、スプレッドシートに「全員分の名簿」を入力したシートを1つ作っておくんだ
名簿シートを作るんだね、次は？
そのあと、「未回答者用」のシートをもう1枚用意して、「COUNTIF」っていう関数を使うんだ。名簿の名前が、フォームの回答一覧に含まれているかどうかを自動でチェックしてくれる関数だよ
関数を組めば、自動で未回答の人だけ表示されるってこと？
うん、しかも一度組んでしまえば、新しい回答が届くたびに自動で更新されるんだ。プログラミングの知識がなくても、コピペで数式を入れるだけでできる方法もあるから、興味があれば調べてみるといいよ
それは便利！今度の集金アンケートで試してみようかな
Googleフォームの標準機能では、「誰が回答したか」は確認できるものの、「誰がまだ回答していないか」を直接一覧化する機能は用意されていない。少人数であれば、スプレッドシートに反映された回答一覧と、あらかじめ用意した名簿を目視で照合する方法で対応できるが、人数が多い場合はこの確認作業自体が大きな負担になる。この課題は、スプレッドシートの関数（COUNTIFなど）を活用することで自動化できる。あらかじめ全員分の名簿を記載したシートを用意し、フォームの回答一覧に名前が含まれているかを関数で照合する仕組みを作ることで、新しい回答が届くたびに未回答者リストが自動更新されるようになる。プログラミングの知識がなくても、数式をコピーして貼り付けるだけで対応できる方法も存在する。
スマホでもサッと確認したいとき
外出先で、スマホからサッと確認したいときはどうすればいいの？
実は、Googleフォームには専用のモバイルアプリがないんだ。だから、スマホのWebブラウザからフォームにアクセスして確認する形になるよ
アプリじゃないんだ！意外だった
でも、通知メールが届くようにさえしておけば、スマホのGmailアプリで通知を受け取って、リンクからブラウザで確認する、という流れで十分対応できるよ
それなら、外出先でも困らなそうだね
Googleフォームには専用のモバイルアプリが存在しないため、スマホから回答を確認する場合は、Webブラウザ経由でフォームの管理画面にアクセスする必要がある。とはいえ、メール通知を設定しておけば、スマホのGmailアプリなどで通知を受け取り、そこから該当フォームのリンクを開いてブラウザで確認するという流れで、外出先でも問題なく対応できる。
まとめ：目的別の確認方法一覧
今日でGoogleフォームの回答確認のこと、だいぶわかった気がする！
最後にまとめると、今日紹介したのはこんな内容だったね
| 確認したいこと | 方法 |
|---|---|
| 回答が来たかどうかすぐ知りたい | メール通知を設定する |
| 複数人で確認したい | スプレッドシート連携＋通知ルール |
| 今の回答件数・傾向を知りたい | 「回答」タブの「概要」を確認 |
| 誰が回答したか知りたい | 「メールアドレスを収集する」をON＋「概要」で確認 |
| まだ回答していない人を知りたい | スプレッドシートの関数（COUNTIFなど）で自動化 |
| スマホで確認したい | 通知メール経由でブラウザからアクセス |
僕はまず、通知の設定からやってみるよ
いいと思うよ。それだけでも、確認しに行く手間がぐっと減るはずだから。人数が多いアンケートを扱うようになったら、未回答者チェックの自動化にも挑戦してみるといいね
リュージ、今日も教えてくれてありがとう！
Googleフォームの回答確認は、まず通知設定によって「確認しに行く手間」を減らすことが第一歩である。そのうえで、回答件数や内容の傾向は「概要」タブで、回答者の特定は「メールアドレスを収集する」設定と組み合わせることで対応できる。未回答者の把握については標準機能では対応できないため、スプレッドシートの関数を用いた自動化が有効な手段となる。まずは通知設定から始め、必要に応じてより高度な確認方法を取り入れていくとよい。
